PRIMO UTILIZZO PRATICHE - 03 - INSERIMENTO PRATICA CON INCARICHI

Introduciamo ora il concetto di INCARICO.
Come visto nella scheda di help "PRIMO UTILIZZO - INSERIMENTO PRIMA PRATICA" una pratica può essere portata a compimento tramite il susseguirsi di n attivita'. Ma una determinata pratica potrebbe essere molto complessa e il suo compimento potrebbe risultare piu' agevole ed ottimizzato se suddiviso in tante sotto entita', nel nostro caso identificate come INCARICHI.
Facciamo un esempio banale. Ipotiziamo di avere una pratica che prevede l'acquisizione di documentazione da un cliente, analisi della stessa con stesura di nuovi documenti, invio dei documenti creati dallo studio al cliente.
Ammettiamo che lo studio professionale abbia la necessita' di gestire centinaia di queste semplici pratiche quotidianamente. Potrebbe risultare più conveniente suddividere la pratica in tre INCARICHI:
- Acquisizione della Documentazione
- Analisi e creazione nuovi documenti
- Invio dei nuovi Documenti al cliente
La nostra pratica dunque sara' portata a compimento dal susseguirsi di questi tre incarichi, i quali a loro volta saranno portati a compimento trammite il susseguirsi di attivita'.
Qualcuno potrebbe dire: lo stesso si puo' fare assegnando attivita' diverse a diversi operatori. In parte puo' essere vero ma l'introduzione di questa ulteriore ASTRAZIONE consente di meglio suddividere e gestire il carico di lavoro. Inoltre con INCARICO si e' voluto identificare cio' che "DOVRA' ESSERE FATTO" mentre con ATTIVITA' cio' che EFFETTIVAMENTE IN QUEL PRECISO MOMENTO l'operatore sta' facendo.


Come per le attivita', ci sono diverse strade per poter inserire degli incarichi. Una di queste e' quella di aprire la scheda di ricerca pratica, selezionare la pratica desiderata, cliccare sul tasto destro del mouse e selezionare la voce Crea Nuovo Incarico oppure cliccare sul bottone del menu' inferiore "NUOVO INCARICO".


Come per la scheda di inserimento attivita', anche in questa scheda troviamo nella parte alta una serie di campi a sola lettura che ci ricordano il tipo di pratica e l'anagrafica per le quali stiamo inserendo quel nuovo incarico.
Abbiamo poi una serie di campi, obbligatori e non, che l'utente dovra' compilare. Due campi sicuramente obbligatori sono la Descrizione e l'Operatore o il Gruppo di Operatori a cui la stessa verra' assegnata.
A tal riguardo notiamo che di fianco al campo Operatore e' presente il checkbox "Operatori Asseganti". Se questo checkbox e' attivo l'incarico verra' automaticamente assegnato agli operatori assegnati alla pratica.


Una volta registrato, tornando alla scheda di ricerca pratica, nella lista degli incarichi in basso a sinistra troveremo l'incarico appena creato (vedi figura).


A questo punto vediamo come creare un' attivita' per questo incarico. Anche in questo caso le strade possono essere molteplici, ma trovandoci in questa schermata possiamo semplicemente cliccare col tasto destro del mouse sull'incarico e nel menu' che ci appare selezionare "Crea Nuova Attivita'"


Le attivita' possono essere legate direttamente alla pratica (vedi "PRIMO UTILIZZO - INSERIMENTO PRIMA PRATICA" ) oppure essere legate agli incarichi (fig.1).






Nella scheda di inserimento attivita' questo e' evidenziato dal campo "Incarico Associato" come evidenziato nella fig.2


Facciamo una precisazione: un' attivita' creata per un incarico APPARTIENE COMUNQUE alla pratica. Vediamo che vuol dire.
Una volta creata l'attivita', ritornando alla scheda di ricerca pratica troveremo che nella lista Attivita' in basso a destra sara' presente l'attivita' appena creata. Allo stesso tempo facendo doppio click sull'incarico per aprire in visualizzazione la scheda (fig.1) e spostandoci nel TAB "Attivita' Effettuate" (fig.2) troveremo l'attivita' appena creata.








Ma allo stesso modo se noi apriamo in visulizzazione la scheda pratica (fig.3. ) e ci spostiamo nel TAB Attivita' (fig.4) troveremo anche qui la stessa attivita' creata per l'incarico. Questo ci fa capire che un'attivita' creata per un determinato incarico verra' in ogni caso inserita nelle attivita' complessive svolte per la pratica.