PRIMO UTILIZZO PRATICHE - 02 - INSERIMENTO PRIMA PRATICA

Dalla dashboard clicca su "Inserimento Nuova Pratica"


Dalla scheda di Inserimento Nuova Pratica clicca si "PRATICA STANDARD"


Come prima cosa dobbiamo selezionare l'anagrafica per la quale si sta creando questa pratica. Nel nostro caso, essendo al primo avvio del software, non avremo anagrafiche in archivio. Possiamo cliccare sul tasto evidenziato nell'immagine per passare direttamente all'inserimento di una anagrafica senza chiudere la scheda di inserimento pratica.
Diamo per fatta la creazione dell'anagrafica che avremo chiamato "ANAGRAFICA1".
Andiamo a compilare i campi obbligatori e quelli che ci interessano. Il campo Oggetto ad esempio e' obbligatorio. Un altro campo obbligatorio e' l'operatore o il gruppo operatori a cui viene assegnata la pratica (nel nostro esempio Mario).


Inseriamo anche un file come allegato alla nostra pratica. Per fare cio' ci spostiamo nel TAB Allegati e clicchiamo sul tastino Aggiungi File come evidenziato nell'immagine. Si aprirà un pannello che ci permette di selezionare il file dal nostro disco.

Fatto ciò possiamo salvare la nostra pratica cliccando sul tasto in basso a sinistra "REGISTRA" oppure premendo sulla tastiera uno dei tasti funzione F2 oppure F12 (questo e' valido per ogni scheda di inserimento o modifca).


Passiamo ora a vedere la scheda di ricerca pratica. Clicchiamo sul tasto "CERCA PRATICA" nella scheda di Inserimento Nuova Pratica come evidenziato nell'immagine oppure dal menu Pratiche selezioniamo la voce "Archivio Pratiche"


Una volta aperta la scheda di ricerca possiamo cliccare direttamente sul tasto CERCA oppure compilare prima i campi di ricereca.
Nel nostro esempio clicchiamo sul tasto CERCA e nella griglia dei risultati vedremo apparire la praticha appena inserita ESEMPIO PRATICA


In basso alla scheda notiamo un tastino che serve a visualizzare un pannellino nel quale vengono visualizzate gli INCARICHI e le ATTIVITA' relative alla pratica selezionata. Clicchiamo e visualizziamo il pannello come visualizzato nelle immagini.


A questo punto andiamo a creare una prima ATTIVITA' legata direttamente alla nostra pratica. Per fare questo esistono diverse strade, due di queste sono:

  • Tasto destro sulla pratica e selezioniamo dal menu' che appare la voce Crea Nuova Attivita'
  • OPPURE
  • Sul menu' in basso alla scheda clicchiamo sul bottone "AGGIUNGI ATTIVITA'"


Quella che ci appare e' la scheda di Inserimento Nuova Attivita'. Facciamo una veloce panoramica sulla scheda procedendo da sopra verso sotto.
Troviamo:

  • Una prima sezione in cui vengono riportati come promemoria
    • ID e Oggetto della Pratica per la quale si sta creando l'attivita'
    • L'Anagrafica per la quale si sta creando l'attivita'
  • Subito sotto troviamo un TAB PANEL che ci permette di muoverci tra diverse sezioni quali GENERALE, ALLEGATI, COMUNICAZIONI, SPESE ecc..
  • Una sezione verticale che troviamo sulla destra della scheda e che in questo momento risulta vuota. In questa sezione

vengono visualizzate le "AZIONI PERSONALIZZATE". Vedremo in seguito di cosa si tratta e come si creano.

  • Poco sopra questa sezione possiamo notare la presenza di un CRONOMETRO. Questo viene fatto partire automaticamente all'apertura della scheda e tiene traccia del tempo impiegato dall'operatore per portare a termine l'attivita'. Al momento della registrazione questo tempo viene memorizzato nel database così da consentire calcoli su costi e analisi statistiche.
L'idea che sta alla base e' quella che un operatore a cui viene assegnata una determinata attivita', prima di cominciare a svolgerla, apre questa scheda e ad attivita' conclusa, complila le sezioni di suo interessa e registra. Questo fa si che il sistema tenga traccia di tutto cio' che viene fatto per portare a compimento una determinata pratica.
Facciamo un esempio come riportato nelle immagini.
Ammettiamo che l'operatore Mario debba allegare un file alla pratica. Mario apre la scheda di nuova attivita', in questo caso cambia lo stato della pratica portandolo da RICEVUTO a IN LAVORAZIONE, assegna all'attivita' un Oggetto così da poter essere individuta, scrive eventuali note di interesse, si sposta nel TAB Allegati, seleziona dal disco il file da allegare e clicca su REGISTRA.


Una volta conclusa e registrata questa attivita', tornando sulla scheda di ricerca troveremo che nella lista in basso a destra sara' presente l'attivita' appena svolta.


Oltre che nella lista sopra indicata, TUTTE le attivita' svolte per una determinata pratica possono essere consultate visualizzando la pratica stessa (doppio click sulla pratica o selezionare la pratica e cliccarte su VISUALIZZA) nella sezione ATTIVITA'.


Sempre da questa schermata e' possibile AGGIUNGERE nuove attivita' cliccando sull'apposito tasto del menu' inferiore "AGG. ATTIVITA'" oppure da tastiera tenendo premuto il tasto CTRL e cliccando sulla "A" (CTRL+A).


Inseriamo dunque una nuova attivita' che vada a modificare la scadenza della pratica.


Inseriamo ora un'ulteriore attivita' che inserisca un appuntamento in agenda ed invii una e-mail al cliente.


Fatto cio' tornando alla scheda di visualizzazione della pratica troveremo tutte le attivita' svolte (fig.1).






Spostandoci nella sezione (TAB) Email troveremo l'email inviata (fig. 2).






Nella sezione (TAB) Agenda troveremo l'appuntamento inserito in agenda tramite l'ATTIVITA' 3 ed in più un appuntamento che viene generato automaticamente ogni volta che si inserisce o modifica la SCADENZA di una pratica (fig. 3).


Infine Inseriamo un'ultima attivita' con la quale andiamo ad impostare lo stato della pratica a CHIUSO